A comunicação entre equipes de TI como aliada da produtividade no gerenciamento de projetos

 

Fonte: Shutterstock

Segundo uma pesquisa realizada pelo Instituto Global de Gerenciamento de Projetos (PMSURVEY), 68.1% das organizações brasileiras participantes citaram problemas de comunicação durante a execução de seus projetos, que impactaram de maneira negativa no alcance dos objetivos estratégicos das companhias.

 

Para demonstrar quão importante é a comunicação e o trabalho em equipe, pesquisadores da Escola de Administração de Empresas da Universidade de Cambridge reuniram 120 equipes, sendo que algumas foram formadas apenas por integrantes considerados altamente inteligentes. Parece óbvio que a equipe com QI mais elevado levaria vantagem sobre as demais, porém não foi isso que aconteceu. Eles identificaram que os integrantes dessa equipe gastavam muito tempo em debates competitivos e intermináveis.

Neste contexto, a falta de comunicação pode ser evitada colocando em prática o uso de feedbacks diários entre os envolvidos no gerenciamento do projeto, bem como por meio de estímulos entre departamentos e equipes que estão a todo o momento inter-relacionados.

De maneira intrínseca, projetos são executados por equipes que estão dispostas em departamentos distintos. Por isso, os objetivos só serão alcançados a partir da produtividade oriunda da sinergia entre esses times.

Listei aqui três dicas para otimizar os processos de comunicação e incentivar o trabalho em equipe, ampliando a produtividade de equipes e departamentos. Confira:

1. Teste o grau de envolvimento da equipe: Tão importante quanto a integração entre os departamentos é o trabalho em equipe dentro do próprio departamento. Então, promova discussões entre gestores, lideres e colaboradores, a fim de identificar o grau de envolvimento da equipe com o projeto em andamento.

2. Estimule questionamentos sobre o método de trabalho: há diversas metodologias empregadas nos processos ligados ao gerenciamento de projetos. Com isso, é preciso propagar a cultura do questionamento dentro da equipe, a fim de entender melhor como essas metodologias estão sendo empregadas. Aqui, podemos identificar falhas importantes que resultam no comprometimento do planejamento estratégico.

3. Trabalho colaborativo: quanto mais opiniões o colaborador sugerir para o desenvolvimento do projeto, maior será o grau de envolvimento dele com a sua equipe e departamento. Assim, a comunicação flui naturalmente e se torna algo constante no dia a dia de trabalho, acabando de vez com as barreiras existentes entre um setor e outro.

Em um mundo cada vez mais globalizado, nos deparamos com uma única certeza: sobrevive quem faz diferente, quem trabalha em equipe, quem ajuda e quem pergunta. Muitas vezes estamos tão focados em um único problema que não nos damos conta de que a solução pode estar com o colega ao lado.

Marco Aurélio Bosque é Analista de Software na Jiva Gestão Empresarial, especializada em soluções de gestão para pequenas empresas e que atua no modelo de franquias.

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